Persondatapolitik

Senest opdateret: 27. august 2026

1. Generelt

1.1. Denne persondatapolitik beskriver, hvordan e-fire ApS (herefter “e-fire”) behandler personoplysninger om besøgende på vores hjemmeside, kontaktpersoner, kunder, brugere af vores portal og app samt andre personer, hvis oplysninger vi behandler som led i vores virksomhed.

1.2. Politikken gælder for de behandlinger, der vedrører besøgende på hjemmesiden, kontaktpersoner og potentielle kunder, kunder, brugere af portal og app.

1.3. Politikken gælder for personoplysninger, som e-fire indsamler direkte fra dig, eller som vi modtager fra andre, herunder eksempelvis en kunde, en kundeadministrator, en samarbejdspartner eller en leverandør, hvis dette er relevant for den konkrete behandling.

1.4. e-fire som databehandler

Når e-fire opretter, ændrer, strukturerer, opbevarer eller på anden måde behandler personoplysninger i portal eller app på vegne af en kunde, sker behandlingen efter kundens dokumenterede instruks og den indgåede databehandleraftale.

Det kan blandt andet omfatte brugeroplysninger, kontaktoplysninger, oplysninger om bygninger og lokationer, kontrol- og inspektionsdata, dokumenter, billeder, signaturer, kommentarer, aktivitetsdata og andre oplysninger, som kunden eller kundens brugere registrerer i løsningen.

I disse tilfælde er kunden som udgangspunkt dataansvarlig, mens e-fire er databehandler. Kunden er som udgangspunkt ansvarlig for at informere de registrerede om behandlingen og sikre, at behandlingen har et lovligt grundlag.

Ved kundeforholdets ophør håndteres oplysningerne efter kundens dokumenterede instruks og databehandleraftalen.

2. Dataansvarlige

2.1. e-fire ApS er dataansvarlig for de behandlinger, hvor e-fire selv bestemmer formålene med behandlingen og de vigtigste hjælpemidler.

Det gælder blandt andet behandling i forbindelse med e-fires egen virksomhed og administration, herunder drift af hjemmesiden, kontakt med kunder og potentielle kunder, administration af kundeforhold og brugeradgange, fakturering, support, markedsføring, sikkerhed og udvikling af e-fires tjenester.

2.2. Kontaktoplysninger:

e-fire ApS
CVR-nr. 40835423
Åhusene 3, 8000 Aarhus C,
Danmark

E-mail: info@e-fire.dk

3. Hvilke oplysninger indsamler e-fire?

3.1. Når du besøger vores hjemmeside, bruger portal eller app eller interagerer med vores digitale tjenester, kan vi behandle tekniske oplysninger om din enhed og din brug af tjenesterne, herunder:

IP-adresse.
Oplysninger om enhed og browser.
Oplysninger om besøgte sider, funktioner og klik.
Oplysninger om sessioner og tekniske hændelser.
Tekniske fejllogs og oplysninger om fejl i tjenesterne.
Oplysninger om API-adgang, tokens og tekniske forbindelser, hvor dette er nødvendigt for at levere tjenesten.

Oplysninger, der indsamles gennem cookies og lignende teknologier, er nærmere beskrevet i vores cookiepolitik.

3.2. Når du anvender portal og app, kan vi behandle følgende oplysninger, afhængigt af den konkrete aftale, brugerens rolle og de oplysninger, som kunden eller brugerne registrerer i løsningen:

Navn, initialer, e-mailadresse og telefonnummer.
Virksomhed, afdeling, stilling og rolle.
Bruger-ID, brugerstatus samt adgangs- og rettighedsdata.
Oplysninger om sessioner, aktiviteter og ændringer i systemet.
Kunde-, abonnements-, ordre- og faktureringsoplysninger.
Bygnings-, lokations- og ejendomsdata, i det omfang oplysningerne kan knyttes til en fysisk person.
Brandtiltag, kontroloplysninger, inspektionsdata og anden dokumentation.
Dokumenter, billeder og signaturer, som uploades eller oprettes i løsningen.
Kommentarer, fritekst, rapporter og oplysninger om opfølgning på hændelser.

Oplysninger om modtagere, afsendere og indhold i e-mails, der sendes eller registreres gennem løsningen.

Aktivitets-, ændrings- og tekniske logoplysninger.Oplysninger kan også forekomme i sikkerhedskopier, tekniske fejllogs, jobkøer, systemlogs og hos relevante leverandører, hvor dette er nødvendigt for drift, support, sikkerhed eller levering af tjenesten.

3.3. Oplysningerne kan vedrøre den enkelte bruger, den virksomhed eller organisation, som brugeren er tilknyttet, og andre personer, hvis oplysninger indgår i dokumenter, billeder eller anden dokumentation, der uploades til portal eller app.

4. Formål og retsgrundlag

4.1. e-fire behandler personoplysninger til følgende formål. For hvert formål beskriver vi det behandlingsgrundlag, der anvendes for den konkrete behandling.

Levering og administration af aftalte ydelser:
Vi behandler personoplysninger for at oprette og administrere brugeradgange, levere adgang til portal og app, administrere kunde- og virksomhedsoplysninger, håndtere betaling og fakturering, registrere og administrere oplysninger om bygninger, kontrol, inspektioner og dokumentation samt yde support.

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, når behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale med dig eller for at gennemføre foranstaltninger på din anmodning før indgåelse af en aftale.

Bogføring og overholdelse af lovkrav (opbevaring af regnskabsbilag). Retsgrundlag: art. 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse), jf. bogføringsloven.

Drift, support og teknisk fejlhåndtering:
Vi behandler personoplysninger for at drive, vedligeholde og fejlrette vores hjemmeside, portal og app, yde support, håndtere tekniske hændelser og sikre, at tjenesterne fungerer.

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at kunne levere, vedligeholde og beskytte vores tjenester.

Tekniske fejllogs kan indeholde oplysninger om forespørgsler, brugere, e-mailadresser, tekniske hændelser og fejl. Disse oplysninger anvendes til fejlfinding og drift.

Cookies, statistik og markedsføring via cookies:
Vi anvender nødvendige cookies og kan, hvis du giver samtykke, anvende cookies og lignende teknologier til statistik, funktionalitet og markedsføring, herunder målrettet annoncering.

Behandlingsgrundlaget for personoplysninger, der behandles på baggrund af samtykke, er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

De nærmere oplysninger om cookies, leverandører, formål, varighed og mulighederne for at ændre eller tilbagekalde samtykke fremgår af vores cookiepolitik.

Nyhedsbreve, servicebeskeder og feedback:
Vi kan sende nyhedsbreve, servicebeskeder eller feedbackanmodninger via e-mail.

Nyhedsbreve og anden elektronisk direkte markedsføring sendes som udgangspunkt kun, hvis du har givet dit forudgående samtykke, jf. markedsføringslovens § 10, stk. 1, og databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a.

Hvis betingelserne i markedsføringslovens § 10, stk. 2, er opfyldt, kan vi i visse tilfælde sende elektronisk markedsføring til eksisterende eller tidligere kunder uden et særskilt samtykke. Det gælder alene markedsføring af e-fires egne tilsvarende produkter eller tjenesteydelser, og du skal have haft mulighed for let og gebyrfrit at frabede dig markedsføringen både ved afgivelsen af din e-mailadresse og i hver efterfølgende henvendelse.

Feedbackanmodninger vurderes særskilt. Hvis henvendelsen alene vedrører en leveret ydelse og ikke indeholder markedsføring, kan behandlingen ske på et andet relevant behandlingsgrundlag, eksempelvis databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Hvis henvendelsen også indeholder markedsføring, skal kravene i markedsføringslovens § 10 være opfyldt.

Du kan altid framelde dig markedsføring ved at benytte frameldingslinket eller kontakte os på info@e-fire.dk.

Sikkerhed og forebyggelse af misbrug:
Vi behandler oplysninger for at beskytte vores systemer og tjenester, forebygge uautoriseret adgang og undersøge misbrug eller sikkerhedshændelser.

Behandlingsgrundlaget er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at beskytte vores systemer, tjenester, kunder og brugere.

5. Hvordan indsamles dine oplysninger?

5.1. Vi indsamler som udgangspunkt oplysninger direkte fra dig, eksempelvis når du kontakter os, opretter en bruger, anvender portal eller app, udfylder en formular, indgår en aftale eller tilmelder dig et nyhedsbrev.

Når e-fire behandler oplysninger på vegne af en kunde, kan oplysningerne også blive oprettet eller indsendt af kunden, en kundeadministrator eller andre brugere i kundens organisation.

5.2. Vi indsamler også oplysninger gennem cookies og lignende teknologier på hjemmesiden samt gennem tekniske logs i forbindelse med brug af portal og app. De nærmere oplysninger om cookies fremgår af vores cookiepolitik.

5.3. Vi kan modtage personoplysninger fra andre end dig, eksempelvis fra en kunde eller kundeadministrator, der opretter eller administrerer din brugeradgang, fra andre brugere i samme organisation eller fra leverandører, når dette er nødvendigt for at levere en aftalt tjeneste.

Hvis vi modtager oplysninger fra andre end dig, behandler vi oplysningerne til de formål, der er beskrevet i denne persondatapolitik eller i kundens privatlivsinformation, hvor kunden er dataansvarlig.

6. Videregivelse og databehandlere

6.1. e-fire benytter leverandører til blandt andet hosting, IT-drift, e-mail, support, analyse, sikkerhed, backup og teknisk vedligeholdelse.

Når en leverandør behandler personoplysninger på e-fires vegne, indgår e-fire en databehandleraftale med leverandøren, hvor dette er påkrævet. Leverandøren må i så fald kun behandle oplysninger efter e-fires dokumenterede instruks og skal træffe passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

Nogle leverandører kan have en selvstændig rolle som dataansvarlig eller være underlagt egne regler om opbevaring af logs, beskeder, backups og tekniske metadata.

Når e-fire behandler personoplysninger på vegne af en kunde, kan oplysningerne være tilgængelige for kunden og kundens autoriserede brugere i overensstemmelse med kundens instruks, brugeradgange og databehandleraftale.

6.2. e-fire anvender leverandører inden for følgende kategorier:

Hosting og IT-drift.
Drift af hjemmeside, portal og app.
Database, filopbevaring og backup.
Analyse og statistik.
Markedsføring og annoncering.
E-mail og kommunikation.
Support og teknisk vedligeholdelse.
Sikkerhed, monitorering og fejllogning.
Betaling og fakturering.
De konkrete leverandører og deres roller verificeres og vedligeholdes i e-fires interne leverandøroversigt.

6.3. Vi kan videregive personoplysninger til selvstændigt dataansvarlige tredjeparter, når det er nødvendigt for at levere en aftalt ydelse, administrere kundeforholdet, opfylde en retlig forpligtelse, fastlægge eller forsvare retskrav eller varetage en legitim interesse.

Modtagerne kan omfatte:

betalingsudbydere og finansielle institutioner,
revisorer, advokater og andre professionelle rådgivere,
offentlige myndigheder, når videregivelsen følger af lovgivningen,
forsikringsselskaber, når det er nødvendigt for at håndtere et krav eller en skade,
kunder og kundeadministratorer, når det er nødvendigt for at administrere brugeradgange eller kundeforhold,
modtagere i forbindelse med fastlæggelse, håndhævelse eller forsvar af retskrav.

Vi videregiver kun de oplysninger, der er nødvendige til det konkrete formål. Hvor samtykke er påkrævet, indhenter vi samtykke, før behandlingen eller videregivelsen finder sted.

7. Overførsel til tredjelande

7.1. Nogle af e-fires leverandører kan behandle personoplysninger i lande uden for EU/EØS. Det kan blandt andet være leverandører af hosting, cloud, analyse, markedsføring, e-mail, support eller andre IT-tjenester.

Om der konkret sker overførsel til et tredjeland, afhænger blandt andet af den anvendte tjeneste, kontoopsætning, behandlingssted, underdatabehandlere og eventuel supportadgang fra tredjelande.

7.2. Hvis personoplysninger overføres til et land uden for EU/EØS, sikrer vi, at overførslen sker på et gyldigt grundlag efter databeskyttelsesforordningens kapitel V, eksempelvis:

en EU-Kommissions tilstrækkelighedsafgørelse,
EU-US Data Privacy Framework, hvis den konkrete modtager er certificeret og ordningen kan anvendes,
EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser,
eventuelle supplerende sikkerhedsforanstaltninger.

7.3. For hver relevant tredjelandsoverførsel vurderer e-fire, hvilket overførselsgrundlag der anvendes, og om der er behov for supplerende sikkerhedsforanstaltninger. Vurderingen dokumenteres internt og opdateres, hvis leverandørens behandling eller det relevante land ændrer sig

e-fire vurderer også, om leverandørens underdatabehandlere eller supportfunktioner kan medføre adgang fra lande uden for EU/EØS.

7.4. e-fire anvender leverandører til blandt andet hosting, IT-drift, database, filopbevaring, backup, analyse, statistik, kommunikation, support, sikkerhed og markedsføring.

En opdateret oversigt over relevante leverandører, behandlingslande, underdatabehandlere og overførselsgrundlag vedligeholdes internt.

Oplysninger om en konkret leverandør eller et konkret overførselsgrundlag kan oplyses, hvor dette er relevant og nødvendigt for at give tilstrækkelig information om behandlingen.

8. Opbevaring

8.1. Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, oplysningerne er indsamlet til, eller så længe vi er retligt forpligtede til det.

Opbevaringsperioden afhænger af oplysningernes karakter, formålet med behandlingen, kundeforholdet, gældende lovgivning, kundens instruks, den konkrete systemopsætning og eventuelle retskrav.

Personoplysninger opbevares, så længe kundeforholdet er aktivt, eller så længe det er nødvendigt til opfyldelse af det konkrete formål, hvorefter de slettes eller anonymiseres efter fastlagte procedurer.

8.2. For personoplysninger, som e-fire behandler som dataansvarlig i forbindelse med et kundeforhold, fastlægger vi opbevaringsperioden ud fra formålet med behandlingen, gældende lovkrav og eventuelle retskrav.

For portal- og appdata, som e-fire behandler på vegne af en kunde, sker opbevaring, tilbagelevering og sletning efter kundens dokumenterede instruks og den indgåede databehandleraftale. Portal-/app-data bliver som udgangspunkt slettes/anonymiseres inden for 30–90 dage efter databehandleraftalens opsigelse, medmindre kunden inden da har anmodet om eksport/tilbagelevering.

Ved kundeforholdets ophør skal kunden instruere e-fire om, hvorvidt oplysningerne skal tilbageleveres eller slettes, med forbehold for oplysninger, som e-fire er retligt forpligtet til at opbevare, eller som e-fire har et selvstændigt lovligt grundlag for at opbevare.

8.3. For enkelte tekniske datatyper gælder følgende konfigurerede eller forventede perioder:

Database-backups: op til 90 dage fra oprettelsen af den enkelte backup.
Applikationsfejllogs: som udgangspunkt 14 dage efter registrering.
Websessioner: udløber efter 120 minutters inaktivitet.
Password-reset-tokens: udløber efter 60 minutter.
Midlertidige uploadfiler i systemet opbevares i op til 1 time under upload-processen.
Uploadede filer: slettes fra den primære lagring, når en slettehandling gennemføres i systemet. Metadata, sikkerhedskopier, versioner og kopier hos leverandører kan dog opbevares længere.

Perioderne for leverandørers egne logs, backups, beskeder, tekniske metadata og eventuelle tekniske metadata og eventuelle cloud-fillagre afhænger af den konkrete leverandør afhænger af den konkrete leverandør og konfiguration og verificeres særskilt.

8.4. Regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringsloven, med forbehold for eventuelle særlige regler eller konkrete forhold, der kræver længere opbevaring.

8.5. Oplysninger kan opbevares længere, hvis det er nødvendigt for at overholde lovkrav eller fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav. Når oplysningerne ikke længere er nødvendige, slettes eller anonymiseres de efter den relevante sletteprocedure.

9. Dine rettigheder

9.1. Når e-fire behandler personoplysninger om dig, har du — med de begrænsninger, der følger af databeskyttelsesforordningen — følgende rettigheder:

Ret til indsigt i de personoplysninger, e-fire behandler om dig.
Ret til at få urigtige oplysninger rettet.
Ret til sletning i visse tilfælde.
Ret til begrænsning af behandlingen i visse tilfælde.
Ret til at gøre indsigelse mod behandling i visse tilfælde.
Ret til dataportabilitet i de tilfælde, hvor betingelserne herfor er opfyldt.
Ret til at tilbagekalde et samtykke, når behandlingen er baseret på samtykke. Tilbagekaldelsen påvirker ikke lovligheden af behandling, der allerede er sket, før samtykket blev tilbagekaldt.
Ret til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering, hvis afgørelsen har retsvirkning eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker dig.

Hvis e-fire behandler personoplysninger på vegne af en kunde, kan din anmodning blive videresendt til den relevante kunde, som er dataansvarlig for behandlingen.

9.2. Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at kontakte e-fire på info@e-fire.dk.

Vi besvarer som udgangspunkt din anmodning inden for én måned. Fristen kan i komplekse tilfælde eller ved mange anmodninger forlænges med op til to måneder. Hvis fristen forlænges, informerer vi dig om forlængelsen og årsagen hertil.

Du kan som udgangspunkt udøve dine rettigheder uden betaling. Der kan dog gælde særlige undtagelser efter databeskyttelsesreglerne.

9.3. Hvis du har adgang til at ændre oplysninger via din brugerprofil eller portal, kan du rette disse oplysninger direkte. Hvis du ikke kan rette en oplysning selv, kan du kontakte e-fire på info@e-fire.dk. Hvis e-fire behandler oplysninger på vegne af en kunde, kan din anmodning blive videresendt til den relevante kunde.

9.4. Hvis e-fire har rimelig tvivl om din identitet, kan vi bede om yderligere oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte identiteten og beskytte personoplysningerne mod uberettiget udlevering. Vi vurderer behovet konkret og beder ikke om mere dokumentation end nødvendigt.

9.5. Hvis vi ikke imødekommer din anmodning helt eller delvist, forklarer vi hvorfor og oplyser om muligheden for at klage til Datatilsynet.

10. Klage til Datatilsynet

10.1. Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, e-fire behandler dine personoplysninger på. Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

11. Behandlingssikkerhed

11.1. e-fire træffer passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod blandt andet uautoriseret adgang, tab, ændring og ulovlig behandling.

Sikkerhedsforanstaltningerne tilpasses behandlingens karakter, omfang og risiko. e-fire gennemgår og forbedrer løbende adgangsstyring, backup, logning, sletning og andre sikkerhedsforanstaltninger.

Hvis e-fire konstaterer et brud på persondatasikkerheden, håndteres bruddet efter den relevante beredskabs- og anmeldelsesprocedure.

12. Ændring af persondatapolitikken

12.1. Vi kan opdatere denne persondatapolitik, når det er nødvendigt, eksempelvis hvis vores behandlinger, tjenester eller retlige forpligtelser ændrer sig. Hvis en ændring har væsentlig betydning for behandlingen af personoplysninger, vil vi give særskilt information, hvor det er relevant. Det fremgår øverst i politikken, hvornår den senest er opdateret.

13. Version

13.1. Denne persondatapolitik er senest opdateret den 27. august 2026.